信息化項目風險管理：溝通保障 源頭抓起
幾年前，某金融企業A開始著手于建設企業BI項目，但是過了兩年半的時間，該項目卻不了了之，整個BI項目以失敗告終。后來究其原因，發現其與BI項目相關的四個系統各自獨立，分別屬于不同供應商的解決方案，而其中一家供應商已倒閉，另一家公司遷到上海并已更名，還有一家因為與集團公司之間的分歧早已結束合作。由于在項目初始階段，未能夠充分識別項目風險并找到應對之道，浪費了大量時間、金錢的BI項目草草收場。
類似的事情，每天都在各大企業中發生著，紅紅火火地上項目，冷冷清清地收官。信息化項目的成功不僅僅需要最終使得項目完成，平衡質量、時間、成本三要素才能夠使得信息化項目真正的成功。
為立邦服務的物流企業B,原本準備利用IT手段改善數據流，以便提高效率，預算6萬元，但是當他們開始尋找供應商的時候卻發現6萬元遠遠不夠，所以這個項目一直未能成行。一次偶然的機會，該企業的信息化負責人遇到了大學中的一位教授，為他做了個小的數據梳理軟件，把原來糾結于這方面工作的六個人降低到了兩個人，才最終成行。雖然最終問題得到解決，但是在項目起始階段準備工作的不充分導致了后來出現了風險的可能性。
從失敗中找經驗
項目風險是任何可能干擾項目成功完成的潛在因素。項目風險存在于項目的全過程，從項目啟動一直到項目驗收都存在風險。
A公司項目的失敗，是由于在項目啟動階段沒能識別出存在的風險。 “目前在我國，許多服務提供商，特別是本土的服務提供商缺少商業咨詢顧問。” 北京大學軟件與微電子學院管理技術系外國專家馬振華說。一般來說，商業咨詢顧問既要精通客戶的業務，也要懂得企業信息系統各部分的功能。他們在項目初期了解客戶需求，根據客戶的需求提供解決方案。例如，商業咨詢顧問要根據A公司的商業需求，為A公司提出一個適合A公司行業和公司戰略的解決方案。這一解決方案應包括BI應有的功能，如是否需要幫助公司高層制定決策，支持公司的業務等等。這一解決方案在得到A公司的認可之后，要為A公司提供一份更加詳細的、包括技術實現的解決方案。在這一解決方案中，要涉及到如何整合這四個系統的數據。
風險管理的關鍵是防患于未然。A公司BI項目的失敗說明，服務提供商沒能事先提出解決數據整合的方案。A公司又沒有意識到這一點，最后導致項目的失敗。失敗的主要原因是服務提供商缺乏提供相應服務的能力。對于企業的CIO來說，做好IT項目風險控制的第一關就是選擇能夠提出相應咨詢、解決方案的服務提供商。而B公司項目的失敗主要有兩個原因，一個是項目啟動階段缺乏可行性分析，二是開發團隊缺乏相應經驗。企業要啟動一個項目，首先要做可行性分析，即要確定項目的目標、系統的功能和預算等。
B公司的項目實際上是以犧牲質量為代價完成的。只有在充足資金的情況下才能啟動項目。組織高層要具有項目組合管理的能力。其實，A公司和B公司在項目失敗上具有共同特點，就是沒有找到合格的服務提供商。作為服務提供商，除了具有相應的開發經驗外，項目團隊的項目管理能力非常重要。美國項目管理的知名學者Kerzner認為，服務提供商所提供的實際上是他們的項目管理專長。從源頭上控制風險
如果企業缺乏相應的專業人員，應尋求專業服務提供商的幫助。雇傭一個合格的服務提供商是一件極具挑戰性的工作。“我的建議是拜訪服務提供商的客戶，最好是不止一個客戶，而且這些客戶的項目與公司的項目越類似，效果越好。在拜訪客戶時，既要與管理層交流，也要與系統的使用者交流。”馬振華說。
在服務提供商不在現場，詢問以下幾個問，服務提供商所開發的系統是否達到了預期；系統在開發過程中遇到了哪些問題，這些問題是如何解決的；如果現在再開發一個相同的系統，他們將會怎么做等等。
我國目前存在的一個誤區是客戶不愿意為項目的前期咨詢付費。為節約成本，服務提供商盡可能減少這方面的投入，導致服務提供商不能很好地了解客戶項目的商業需求和目的，從而使項目范圍定義不準確，最終在項目開發過程中不斷出現項目范圍變更，結果是項目不能在預算內按時完成，無法為客戶交付高質量的產品或服務。
項目風險存在于項目的整個生命周期。項目風險管理與其他管理不同。一般來說，項目進度計劃制定完成后，該進度計劃成為基準。在項目開發過程中，除非因為項目范圍變更，不允許更新進度計劃。但是項目風險管理計劃需要定期更新，即在開發過程的某一點要重新識別風險，對識別的風險要進行定性和定量分析，對那些發生概率高，影響嚴重的風險要提出風險應對策略。真正做到防患于未然。這就是說，項目風險管理計劃會制定數次，而不是只在項目計劃階段制定一次。
在預算方面，應有應急儲備。應急儲備是針對特定風險的。當該風險一旦出現，即可動用應急儲備。在時間方面，項目經理和團隊成員最好做過類似項目。在工作時間估算上，經驗會減少誤差。項目經理應意識到團隊成員間在工作效率上存在巨大差異。同樣的工作，不同人，需要的時間會有很大不同。這就是說IT項目存在更多的不確定性。這也是IT項目與工程項目的主要差異之一。
用溝通保障項目順暢
項目在不同階段會有不同的風險。作為客戶方，在項目啟動階段要做好項目的可行性分析，清楚定義項目范圍，確保有足夠的預算。還應雇傭合格的服務提供商，不能過度壓低價格。協助服務提供商確認項目范圍，配合服務提供商管理好項目變更。與服務提供商共同參與項目監控，管理好項目驗收等。作為服務提供商，應具有成熟、完善的項目管理方法論。項目管理方法論不僅可以保證項目的質量，還可以大大降低項目風險，確保項目成功。
在企業信息化項目管理中，溝通非常重要，這種溝通包括與供應商、企業業務人員、企業高管等確保項目進展順利，應注重項目溝通的開放性和建立信任。在封閉溝通環境下，人們無法進行有效溝通。人們會自我審查所要講的內容，只講領導喜歡聽的和只以領導喜歡聽到的方式溝通。因此，在項目環境下，封閉溝通是低效的。另一方面，開放允許就項目目標、任務和相互協作進行溝通，從而創建一種團隊精神。這種團隊精神可以把人們團結起來，并提高團隊的生產效率。
許多項目經理，特別是IT項目經理缺乏在工作中建立良好人際關系的技能。有些項目經理甚至認為“軟”性溝通在技術環境下不必要或不職業化。為了獲得團隊的高績效，溝通必須超越任務的范圍。成功團隊應意識到發展友好、融洽和親密工作關系的重要性。他們傾向于創建合作伙伴關系和建立和諧、信任，鼓勵相互傾聽，相互依賴的工作氛圍，并相互幫助、共同獲得成功。開放可創建合作伙伴關系；合作伙伴關系導致更加開放，進一步增加團隊的績效。項目參與者通過溝通傳遞任務和關系信息。項目領導人為開放或封閉溝通設定基調。他們通過自己的言行，以身作則，而不是通過備忘錄或只是講講而已。他們必須強化和支持開放溝通的行為，而排除在項目團隊中導致封閉溝通的行為。
